Historiskt sett har svenska myndigheter och kommunala verksamheter hanterat e-post via system som körts på egenägd infrastruktur och hanterats av lokala it-tekniker. Med årens gång har teknikens användbarhet förbättrats och idag (2021) räknas ett meddelande som inkommit med e-post vara lika viktigt som ett via fysisk post vid myndigheten och skall därmed hanteras med samma regelverk. Trenden inom IT-världen har sedan 2000-talet varit att utlokalisera mer och med av den egna infrastrukturen till s.k. molntjänster. En ändring av den traditionella hanteringen av informationssystemen introducerar nya möjligheter men också risker och lagkrav när information lämnas över till externa aktörer i andra länder där andra kulturer och regelverk gäller. Undersökningen visar på att utvecklingen av lärosätenas system för e-post baseras på användarnas önskemål om samarbetsplattformar, lagkrav om tillgänglighet samt ökad digitalisering men hålls samtidigt tillbaka på grund av GDPR och problematik med dataöverföring till tredje part.

Traditionally, Swedish authorities and municipal operations have managed e-mail via systems that run on their own infrastructure and managed by local IT technicians. The usability and technology have evolved during the years and today (2021) a message received by e-mail is considered to be as important as one via physical mail at the authorities and must be handled with the same regulations. The trend within IT since the 2000s has been to relocate more of the own infrastructure to so called cloud services. A change in the traditional management of information systems introduces new opportunities but also risks and legal requirements when information is handed over to external actors in other countries where other cultures and regulations apply. This report shows that the development of higher education institutions systems for e-mail is based on the users demand for cooperation plattforms, legal requirements regarding accessibility and increased digitalization but is also held back due to the GDPR and problems with data transmission to third parties.