Studien undersöker varför kravnivåerna i kommunala förfrågningsunderlag för bygg- och anläggningsprojekt ofta blir höga, hur dessa krav påverkar små och medelstora bygg och anläggningsföretags möjlighet att delta vid offentlig upphandling samt hur kraven kan utformas mer proportionerligt för en ökad konkurrens.

Studien genomfördes som en kvalitativ intervjustudie där kommunrepresentanter samt små- och medelstora bygg-och anläggningsföretag i Västra Götaland intervjuades utifrån en semistrukturerad intervjuguide. Studien kompletterades med en litteratur- och dokumentstudie av tidigare använda förfrågningsunderlag, lagtext, branschdokument samt vetenskapliga källor.

Resultatet visar att kommuner främst motiverar höga krav med riskhantering, projekts komplexitet, samhällsvikt och att motverka oseriösa aktörer. De små och medelstora företagen upplever förfrågningsunderlag som komplexa där kraven ofta är högt ställda vid både stora och små projekt. De intervjuade entreprenörerna menar att det ofta saknas logik bakom vissa krav och att kravnivåerna även skiljer sig mycket beroende på vilken kommun som utför upphandlingen.

Analysen visar att studiens kärna handlar om balans och proportionalitet mellan kommunernas behov av kontroll, kvalitet och riskhantering ställt mot små och medelstora bygg- och anläggningsföretags möjlighet att delta i offentliga upphandlingar. Vid högt ställda krav försämras konkurrensen då små och medelstora bygg- och anläggningsföretag inte når kravställningen i förfrågningsunderlaget.

Diskussionen visar att kravnivåerna kan påverkas av kommuners arbetssätt, mallar och tidigare förfrågningsunderlag. Det kan leda till att krav förs vidare utan att tillräckligt anpassas efter projektets omfattning, svårighetsgrad och samhällsvikt. Studien visar därför att proportionalitet bör ses som ett praktiskt arbetssätt, där mer projektanpassade krav och bättre kommunikation kan bidra till ökat deltagande, bättre konkurrens, rimligare anbudspriser och effektivare användning av offentliga medel.

This study examines why requirement levels in municipal tender documents for construction projects are often set high, how these requirements affect the ability of small and medium-sized construction companies to participate in public procurement and how requirements can be formulated more proportionately to increase competition.

The study was conducted as a qualitative interview study in which municipal representatives and small and medium-sized construction companies in Västra Götaland were interviewed using a semi-structured interview guide. The study was complemented by a literature and document review of previously used tender documents, Swedish law, guidelines and scientific sources.

The result shows that municipalities primarily justify high requirements based on risk management, project complexity, social importance and the need to prevent unqualified and unreliable companies from participating. Small and medium-sized construction companies perceive tender documents as complex with high requirements for both small and large projects. The interviewed entrepreneurs state that there is often a lack of logic behind certain requirements and that requirement levels vary significantly depending on which municipality that conducts the procurement.

The analysis indicates that the core issue of the study is balance and proportionality between municipalities need of control, quality and risk and the ability of small and medium-sized construction companies to participate in public procurement. When requirements are set too high, competition decreases because small and medium-sized construction companies are unable to meet the specified requirements in the tender documents.

The discussion shows that requirement levels can be influenced by municipal working methods, templates and previously used tender documents. This may lead to requirements being carried on to the new tender documents without sufficient adaptation to the new project’s level of difficulty and social importance. The study demonstrates that proportionality should be regarded as a practical working method where project specified requirements and better communication can contribute to a higher number of participants, better competition, more reasonable bids and a more efficient use of public funds.