Syfte: Syftet med examensarbetet är att Identifiera effektiviseringsmöjligheter för administrativt arbete i projekthantering. Det finns intresse i att undersöka hur det går att standardisera och effektivisera de administrativa arbetet i projektprocesserna. För att besvara studiens syfte har följande frågeställningar tagits fram:

• Vilka problem med projekthantering skapar en fusion av flera bolag?

• Hur kan administrativa arbetsprocesser för projekthantering effektiviseras och standardiseras?

Metod: För att besvara studiens frågeställningar har det genomförts en fallstudie. Studien säkerställer hög validitet genom att använda triangulering vid insamling av data i form av kvalitativ och kvantitativ forskning. En processkartläggning av den administrativa processen genomfördes från intervjuerna och dokumentstudien för att få en bättre helhetsbild av det administrativa arbetet i uppstartsprocessen för projekthantering.

Resultat & Analys: Rapportens resultat visar att projektledare på FX upplever utmaningar och problem vid uppstarten av projekt. När dagens arbetsmetod analyserades genom fallstudier och dataflödesanalys kunde de problem som deltagarna nämnde under intervju och enkät identifieras. Dataflödesanalysen visar på onödiga arbetsmoment som dubbelarbete och manuell inmatning, dålig funktionalitet mellan programmen, otydliga mallar, bristande automatisering, användning av flera program och ineffektiv dokumenthantering med mera. Bland förbättringsförslagen finns centralisering av dokumentation och programvaror. En uppdaterad version av affärssystemet har möjlighet att sammankoppla program och dela information, något som skulle effektivisera manuell rapportering av tid och förväntad beläggning. AF 2.0 har potential att minska dubbelarbete, manuell inmatning och användning av flera program genom att alla uppgifter lagras och delas centralt. Många projekt har liknande struktur och samma berörda personer och genom att spara uppgifter inför nästa projekt kommer automatiseringen för administrativa processer öka. Rapporten diskuterar även möjligheten till avlastning av projektledare genom att anställa personal för administrativt arbete.

Avgränsningar: Denna studie fokuserar på administrativa processer vid uppstarten av projekt och inte på andra faser av projekthantering som övervakning, kontroll och avslut. Nya programvaror eller arbetsverktyg förutom uppdateringen av AF 2.0 som kan effektivisera projekthantering undersöks inte i rapporten.

Slutsats: Genom att utföra en processkartläggning för uppstarten av projekt kan administrativa processer undersökas, effektiviseras och standardiseras i organisationer som genomgått en fusion. Öppen kommunikation och feedback från användare är viktigt vid implementering av nya programvaror så det anpassas till användare och ändamål. Uppstartsprocessen ska vara användarvänlig och anpassad för såväl stora som små projekt.

Purpose: The purpose of this thesis is to identify opportunities for improving project management efficiency. There is an interest in exploring how administrative work in project processes can be standardized and streamlined. The following research questions have been developed to address the study's purpose:

• What issues with project management arise from the merger of multiple companies?

• How can administrative work processes be streamlined and standardized?

Method: To answer the research questions, a case study has been conducted. The study ensures high validity by using triangulation when collecting data from qualitative and quantitative research. A process mapping of the administrative process was carried out from the interviews and document analysis to get a better overall picture of the administrative work in the project management start-up process.

Results & Analysis: The report's findings show that project managers at FX experience challenges and problems during the start-up of projects. When the current work method was analyzed through case studies and data AF+ analysis, the problems mentioned by the participants during the interview and survey could be identified. The data AF+ analysis reveals unnecessary work tasks such as duplication and manual input, poor functionality between programs, unclear templates, lack of automation, use of multiple programs, and inefficient document management among other things. Among the suggested improvements are centralizing documentation and software. An updated version of the AF 2.0 business system can link programs and share information, which would optimize manual work of reporting time and expected workload. AF 2.0 has the potential to reduce unnecessary steps, the manual input and the use of multiple programs by storing and sharing all tasks centrally. Many projects have a similar structure and involve the same people so by saving information for the next project the automation of administrative processes will increase. The report also discusses the possibility of reducing the workload for project managers by hiring staff for administrative work.

Limitations: This study focuses on administrative processes during the start-up of projects and not on other phases of project management, such as monitoring, control and closure. New software or work tools, apart from the update of AF 2.0, that could optimize project management are not examined in this study.

Conclusion: By conducting a process mapping for the start-up of projects, administrative processes can be investigated, streamlined and standardized in organizations that have undergone a merger. Open communication and feedback from users are essential when implementing new software to ensure it is tailored to users and purposes. The start-up process should be user-friendly and adaptable for both large and small projects.