Kungliga biblioteket (KB) tillsatte sommaren 2019 en arbetsgrupp med uppdrag att påbörja arbetet med nationella riktlinjer för gallring. Via tidigare nätverksmöten och konferenser samt i rapporter hade det framkommit en önskan om ett nationellt samarbete kring gallring och bevarande. 

Forskningsbiblioteken (lärosätesbibliotek och specialbibliotek) gallrar i dagsläget mycket tryckt material, men arbetet sker utan samordning. Viktigt material riskerar därför att gå förlorat. Tidigare svenska samarbeten kring bevarande och gallring visar på god vilja och goda intentioner. Dock har det funnits brister i långsiktighet och organisation, oklar finansiering på lång sikt och svag samordning och uppföljning. Flera pågående och framgångsrika internationella initiativ visar på behovet av samsyn kring grundläggande mål med arbetet och en långsiktigt hållbar lösning, såväl ideologiskt som finansiellt och organisatoriskt. 

Arbetsgruppen har genom omvärldsbevakning och avstämning med fältet tydliggjort kärnan i vad ett långsiktigt samarbete skulle innebära. Detta har konkretiserats i ett förslag till en vision och policy i form av ett ramverk. Visionen sammanfattas i att ”forskningsbiblioteken samverkar långsiktigt och tar ett gemensamt ansvar för att spara, bevara och tillgängliggöra material för dagens och framtidens behov för alla sina målgrupper”. 

Visionen konkretiseras i sex policy-punkter om samverkan, bevarande och tillgängliggörande. Samverkan bör ske genom en formaliserad organisationsstruktur och ge förutsättningar för att se samlingarna som en gemensam resurs, så att varje bibliotek inte behöver spara allt. Minst ett exemplar av det svenska trycket ska bevaras som "samhällets minne" och ett tillräckligt antal exemplar måste sparas för att även säkerställa nyttjande för framtiden. Material som sparas måste tillgängliggöras effektivt (genom till exempel digitalisering och fjärrlån) och god sökbarhet upprätthålls genom kvalitativ metadata. 

Ramverket har diskuterats med fältet på flertalet workshoppar, vid konferensen Samlingshantering i teori och praktik1 samt genom en enkät till berörda bibliotek. Dialogen visar på ett mycket stort intresse hos biblioteken för att samarbeta kring gallring och bevarande av lågfrekvent använt material och på så sätt säkra tillgången till forskningsmaterial. Ramverket är ett sätt att samordna resurser för att bygga relevanta tjänster och säkra tillgång till samlingar för framtiden. Det krävs ett tätt samarbete och gemensamt ansvarstagande mellan KB och forskningsbiblioteken för att ge tyngd och förutsättningar för ett långsiktigt och hållbart arbete. Behoven och möjligheterna för biblioteken att delta i ett samarbete ser dock olika ut. Därför är det viktigt att de kan delta efter sina specifika förutsättningar. 

Arbetsgruppens rekommendation är att KB i det första skedet bör leda arbetet med att fastställa ramverket och dess vision med intresserade forskningsbibliotek, genom exempelvis en avsiktsförklaring. Man behöver också skapa förutsättningar för implementering av ramverket genom att till exempel definiera roller och samordna med andra pågående utredningar. I nästa fas tas en organisation för samarbetet fram gemensamt av deltagande parter. Därefter kan det praktiska arbetet starta, till exempel i form av pilotprojekt som kan utgå från bibliotekens pågående eller planerade gallringsarbeten. Detta för att i mindre skala pröva ramverket, dess finansiering och organisation samt framtagna riktlinjer, innan det skalas upp. Slutligen kan projektet övergå till förvaltning, där organisation, roller, finansiering och riktlinjer fastställs.